W-9 Form Filler

Ersatz-W-9-Formular aus einem kurzen Fragebogen – kostenlos, privat und bearbeitbar

100 % kostenlos. Läuft vollständig in deinem Browser: deine Dateien und Daten verlassen dein Gerät nie, und es wird nichts auf einen Server hochgeladen.

Vorlage, keine Rechtsberatung. This produces a SUBSTITUTE Form W-9, not the official IRS PDF. The IRS allows substitutes that carry the certification language exactly as written, and most clients accept one - but banks and larger payers often insist on the official form, so ask before you send it. This is not tax advice. Your taxpayer identification number is typed into this page and rendered locally; it is never uploaded, and nothing about it is stored.

Mit einem Beispiel starten

Füllt jede Antwort mit einem durchgerechneten Beispiel, das du bearbeiten kannst. Nimm das, das deinem Geschäft am nächsten kommt.

0 of 9 details filled
Who you are

The name on the first line must match your tax return exactly. A mismatch is the most common cause of an IRS notice to your client.

This must match your tax return exactly. A mismatch here is the single most common cause of a TIN notice from the IRS.
A single-member LLC that has not elected corporate treatment is "individual / sole proprietor", not LLC. That line trips up most people filling this in.
Your address
Taxpayer identification number

Typed here, rendered locally, never uploaded. Close the tab and it is gone.

Sole proprietors may give either. An EIN keeps your SSN off documents you send to clients, and it is free to get from the IRS.
Typed here, rendered into the document, and never sent anywhere. This page runs entirely in your browser - close the tab and it is gone.
Who asked for it
Exemptions
Most individuals and sole proprietors leave this blank. Corporations and certain entities have a code.
Applies to accounts held outside the United States. Usually blank.
Almost nobody has. If you have, the certification must be edited - item 2 has to be struck out, and the document below does that for you.

Auf dieser Seite wird nichts gespeichert. This document collects a taxpayer identification number, so it is excluded from the remember-my-details option on purpose.

W-9 Form

7 sections · 576 words · updates as you type

W-9 Form

Last updated: 19 September 2026

Substitute Form W-9

Request for Taxpayer Identification Number and Certification

Give this form to the person or business that requested it. Do not send it to the IRS.

Part I - Identification

Name (as shown on your income tax return): [Your legal name]

Federal tax classification: Individual / sole proprietor or single-member LLC

Address: [street address]

City, state, ZIP: [city, state, ZIP]

Part II - Taxpayer Identification Number (TIN)

Social Security Number: [your TIN]

The TIN given must match the name on the first line, or the payer may be required to apply backup withholding at 24% to payments made to you. If you are a sole proprietor with both an SSN and an EIN, the IRS prefers your SSN, though either is accepted.

Part III - Certification

Under penalties of perjury, I certify that:

1. The number shown on this form is my correct taxpayer identification number (or I am waiting for a number to be issued to me); and

2. I am not subject to backup withholding because: (a) I am exempt from backup withholding, or (b) I have not been notified by the Internal Revenue Service (IRS) that I am subject to backup withholding as a result of a failure to report all interest or dividends, or (c) the IRS has notified me that I am no longer subject to backup withholding; and

3. I am a U.S. citizen or other U.S. person (defined in the instructions); and

4. The FATCA code(s) entered on this form (if any) indicating that I am exempt from FATCA reporting is correct.

Sign here

Signature of U.S. person: ______________________________________

Printed name: [Your legal name]

Date: 19 September 2026

A Form W-9 is not valid until it is signed. A digital signature is acceptable to most payers, but the signature must be yours - a typed name alone is not a signature.

Before you send this

1. Check the name on line one against your last tax return, character for character. A name and TIN that do not match is what triggers a CP2100 notice to your client and backup withholding on your payments.

2. Ask the requester whether they accept a substitute W-9. Most do. Banks, brokerages and large payroll departments frequently do not, and want the official IRS PDF instead.

3. Send it securely. This document contains your Social Security Number, and email is not secure. Use whatever encrypted portal the requester offers, or a password-protected file with the password sent separately.

4. Never send a W-9 to someone who contacted you out of the blue. A request for a W-9 is one of the most common phishing approaches in the US, because the form hands over everything needed to file a fraudulent return. Verify with a number you already had, not one in the email.

5. Consider getting an EIN. It is free, takes minutes on the IRS website, and lets a sole proprietor give clients an EIN instead of a Social Security Number on every W-9 they ever send.

What happens next

The business that requested this keeps it on file - it is not sent to the IRS. They use it to issue you a Form 1099-NEC in January if they paid you $600 or more during the year, and to confirm whether backup withholding applies.

A W-9 does not expire. You only need to send a new one if your name, business structure, address or TIN changes, or if you become subject to backup withholding.

If you are not a US person, Form W-9 is the wrong form. Non-resident individuals use Form W-8BEN and foreign entities use Form W-8BEN-E.

Aus einem Template erzeugt. Keine Rechtsberatung - lies es, bevor du es veröffentlichst oder unterschreibst.

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Über dieses Tool

Der W-9-Formular-Ausfüller baut ein W-9-Formular aus deinen Antworten auf einen kurzen Fragebogen. Er ist für US-Freelancerinnen und Auftragnehmende, deren Kundin ein W-9 verlangt, bevor gezahlt werden kann, und der richtige Zeitpunkt ist am Anfang des Auftrags, vor der ersten Rechnung statt im Januar. Was du vorher wissen solltest: Das IRS erlaubt ein Ersatz-Formular W-9 – dein eigenes Dokument – solange es die Zertifizierungsworte wortgleich trägt. Deshalb ist die Zertifizierung hier ein fester Block ohne Einschübe, und deshalb sagt die Seite, du sollst zuerst fragen: Banken und größere Gehaltsabteilungen bestehen oft auf dem offiziellen PDF. Nichts Irrelevantes steht drin. Eine Klausel, die für dich nicht gilt, entfällt, statt aufgefüllt zu werden – ein Dokument, das etwas beschreibt, das du nicht tust, ist selbst ein Problem. Alles läuft in deinem Browser. Was du tippst, wird nie hochgeladen, nie gespeichert und ist weg, wenn du den Tab schließt – das zählt hier mehr als bei den meisten Tools, weil diese Dokumente Firmendaten, Kundennamen und manchmal Steuernummern tragen.

So verwendest du dieses Tool

  1. Beantworte die FragenName. Firmenname / Name der disregarded entity, falls abweichend. Steuerliche Klassifikation auf Bundesebene. Nichts, was du tippst, verlässt den Browser.
  2. Sieh zu, wie es sich zusammenbautKlauseln erscheinen und verschwinden, während du antwortest, sodass das Dokument zu dem passt, was du wirklich tust, statt zu einer generischen Vorlage.
  3. Kopieren oder herunterladenKopiere den Text oder lade als PDF, Word oder reinen Text herunter. Die Word-Version ist die zum Bearbeiten.

Warum es nutzen

  • Sagt klar, was es ist und was nicht, über der Vorschau statt in einer Fußzeile.
  • Läuft vollständig in deinem Browser. Nichts hochgeladen, nichts gespeichert, kein Konto.
  • Kostenlos ohne Wasserzeichen, ohne E-Mail-Hürde und ohne Limit pro Dokument.
  • Lädt als PDF, Word oder reinen Text herunter - die Word-Datei ist ohne Schutz bearbeitbar.
  • Aus deinen Antworten gebaut, sodass Klauseln, die du nicht brauchst, weggelassen statt aufgefüllt werden.

Häufige Anwendungen

  • Einer Anwältin einen Entwurf zur Prüfung geben, statt sie bei null anfangen zu lassen.
  • Ein kopiertes Dokument ersetzen, das ein anderes Geschäft beschreibt.
  • Vorbereiten, was eine Kundin, ein App Store oder ein Zahlungsanbieter sehen will.
  • US-Freelancerinnen und Auftragnehmende, deren Kundin ein W-9 verlangt, bevor gezahlt werden kann.
  • Etwas am Anfang des Auftrags in Stellung bringen, vor der ersten Rechnung statt im Januar.

Tipps für bessere Ergebnisse

  • Lies es, bevor du es veröffentlichst. Es ist ein Entwurf aus Standardklauseln, und nur du weißt, ob jede Zeile auf dich zutrifft.
  • „LLC“ ankreuzen als Einzel-LLC, die keine körperschaftsteuerliche Behandlung gewählt hat. Das richtige Kästchen ist Einzelperson oder Einzelunternehmen, und das falsch zu machen ist der häufigste Fehler auf dem Formular.
  • Behalte von jeder Fassung eine Kopie mit Datum. Wenn jemand fragt, was deine Bedingungen letzten März gesagt haben, muss die Antwort eine Datei sein, kein Erinnern.
  • Lade die Word-Version herunter, wenn du sie bearbeiten willst. Das PDF ist zum Veröffentlichen; das .docx zum Ändern.

Fehler, die du vermeiden solltest

  • „LLC“ ankreuzen als Einzel-LLC, die keine körperschaftsteuerliche Behandlung gewählt hat. Das richtige Kästchen ist Einzelperson oder Einzelunternehmen, und das falsch zu machen ist der häufigste Fehler auf dem Formular.
  • Den Platzhaltertext stehen lassen. Alles in eckigen Klammern ist ein Feld, das du übersprungen hast, und Leserinnen merken das sofort.
  • Veröffentlichen und nie wieder anschauen. Die werden alt - du fügst ein Tool hinzu, wechselst den Anbieter, verkaufst woanders, und das Dokument beschreibt noch letztes Jahr.
  • Es verstecken. Ein Dokument, das niemand findet, erfüllt seine Aufgabe nicht - es gehört in die Fußzeile jeder Seite.

Häufig gestellte Fragen

Beantworte die Fragen links. Das Dokument entsteht beim Tippen, und du kannst es kopieren oder als PDF, Word oder reinen Text herunterladen, wenn es stimmt.

Nein. Es setzt einen Entwurf aus Standardklauseln zusammen, und jede Seite sagt das über der Vorschau. Ein Name und eine TIN, die nicht zusammenpassen, erzeugen eine CP2100-Mitteilung an deine Kundin und können 24% Backup-Withholding auf alles auslösen, was sie dir danach zahlt.

Ja - kostenlos, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Pflicht und ohne Wasserzeichen. Es läuft in deinem Browser, deshalb kostet es nichts, es anzubieten.

„LLC“ ankreuzen als Einzel-LLC, die keine körperschaftsteuerliche Behandlung gewählt hat. Das richtige Kästchen ist Einzelperson oder Einzelunternehmen, und das falsch zu machen ist der häufigste Fehler auf dem Formular.

Im Großen und Ganzen US-Freelancerinnen und Auftragnehmende, deren Kundin ein W-9 verlangt, bevor gezahlt werden kann. Der beste Zeitpunkt ist am Anfang des Auftrags, vor der ersten Rechnung statt im Januar.

Die meisten brauchen zusätzlich 1099-NEC und Freelancer-Vertrag. Die decken die Lücken, die dieses Dokument offen lässt.

Ja. Lade die Word-Version herunter und ändere, was du willst - es ist ein normales .docx ohne Schutz.

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