1099-NEC-Formular (USA)

Prepares a 1099-NEC recipient statement and a payer summary - with a straight answer about what you can and cannot print yourself.

100 % kostenlos. Läuft vollständig in deinem Browser: deine Dateien und Daten verlassen dein Gerät nie, und es wird nichts auf einen Server hochgeladen.

Vorlage, keine Rechtsberatung. Read this before you use it: you CANNOT file Copy A of Form 1099-NEC from a printout. The IRS requires the official scannable form or electronic filing, and a printed copy is rejected and penalised. This tool produces the recipient statement, which the IRS does allow on plain paper, plus a summary to file from. It is not tax advice - if you are unsure whether someone is a contractor or an employee, that question is worth an accountant, because getting it wrong is expensive.

Mit einem Beispiel starten

Füllt jede Antwort mit einem durchgerechneten Beispiel, das du bearbeiten kannst. Nimm das, das deinem Geschäft am nächsten kommt.

0 of 15 details filled
You, the payer
The contractor

Copy these from the W-9 they gave you, not from an invoice. The W-9 name and TIN are the ones the IRS matches against.

On the copy you give the contractor you may show only the last four digits. Everything here stays in your browser.
The amounts
Everything you paid this contractor during the calendar year, on a cash basis - what actually left your account, not what you accrued.
Usually zero. It is only non-zero if backup withholding applied because the contractor did not give a valid TIN.
State reporting
Special cases
Your own records
Not part of the 1099 itself. It goes on your payer summary, which is what you will want when someone queries the total three years from now.

Auf dieser Seite wird nichts gespeichert. This document collects a taxpayer identification number, so it is excluded from the remember-my-details option on purpose.

1099-NEC Contractor Summary

5 sections · 693 words · updates as you type

1099-NEC Contractor Summary

Last updated: 12 November 2026

Recipient statement - give this copy to the contractor

Form 1099-NEC - Nonemployee Compensation - Tax Year 2026

PAYER: [Payer name]

[Payer address]

Phone: [Payer phone]

Payer's TIN: [Payer TIN]

RECIPIENT: [Recipient name]

[Recipient address]

Recipient's TIN: [Recipient TIN]

Box 1 - Nonemployee compensation: $0

Box 4 - Federal income tax withheld: $0.00

This is important tax information and is being furnished to the Internal Revenue Service. If you are required to file a return, a negligence penalty or other sanction may be imposed on you if this income is taxable and the IRS determines that it has not been reported.

What you cannot do with this

You cannot mail this to the IRS as Copy A. Copy A of Form 1099-NEC is printed in a specific scannable red ink, and the IRS will not accept a black-and-white printout of it - including a printout of the PDF on their own website, which carries that warning on its first page. Filing an unscannable form can attract a penalty per form.

There are exactly three legitimate routes for the IRS copy:

  • File electronically through the IRS IRIS portal, which is free, or through a payroll or accounting service. Since 2024 anyone filing 10 or more information returns of any kind must file electronically, counting all forms together rather than per type.
  • Order the official forms free from the IRS and print onto those.
  • Have your accountant or payroll provider file them , which is what most businesses with more than a handful of contractors do.

The recipient statement above is different. Substitute statements to recipients on plain paper are expressly permitted, which is why this tool produces one.

Deadlines

For tax year 2026:

  • 31 January 2027 - the contractor must have their copy, and the IRS copy must be filed. Unlike most information returns, 1099-NEC has the same date for both, and there is no automatic extension.
  • State deadlines vary. Some states participate in the Combined Federal/State Filing Program and take the federal filing; others require a separate one, sometimes on a different date.

Penalties scale with how late you are, and they are charged per form. Filing a form with a missing or incorrect TIN is penalised at the same rate as filing late, which is why collecting a signed W-9 before the first payment matters more than chasing one in January.

Who needs a 1099-NEC

You issue one for each person or unincorporated business you paid $2,000 or more during the calendar year for services (for payments made in 2026 onward; the threshold was $600 for 2025 and earlier years) in the course of your trade or business.

Things that catch people out:

  • Corporations are generally exempt - if the W-9 says C corporation or S corporation you usually do not issue one. Attorneys are the well-known exception: payments to a law firm are reported even when it is incorporated.
  • LLCs depend on their tax classification , which is exactly why the W-9 asks. A single-member LLC gets a 1099; an LLC taxed as a corporation generally does not.
  • Card and third-party payments are excluded. If you paid by credit card, PayPal or a platform like Upwork, the processor reports it on Form 1099-K and you must not report it again. Double reporting is a common and awkward error.
  • Parts and materials count when they are incidental to the service. A plumber who charges for labour and pipe is reported on the total.
  • Personal payments are not reportable. This applies to your trade or business only.

Getting the details right

  • Use the name and TIN exactly as they appear on the W-9 , not the trading name on the invoice. A mismatch generates a CP2100 notice and can push you into backup withholding on future payments.
  • Report on a cash basis - what you actually paid during the year, not what you were invoiced. A December invoice paid in January belongs to the following year.
  • Do not include reimbursed expenses where they were paid under an accountable plan with receipts. Where you simply paid a round sum with no accounting, it is reportable.
  • Check the address. A statement returned undelivered still has to be sent; keeping the returned envelope is what evidences that you tried.

Aus einem Template erzeugt. Keine Rechtsberatung - lies es, bevor du es veröffentlichst oder unterschreibst.

Andere Dokumente, die du erzeugen kannst

Die meisten Sites brauchen mehr als eines. Eine Datenschutzerklärung ohne AGB oder AGB ohne Rückerstattungsrichtlinie lässt die offensichtliche Lücke.

Privacy PolicyA privacy policy written from what your site actually does - GDPR and CCPA sections included only where they apply.Terms and ConditionsTerms of service built around what you actually sell - goods, subscription, downloads or services.Cookie PolicyA cookie policy with a real table - each cookie named, with its purpose and how long it lasts.Cookie Consent BannerGenerates a working consent banner - blocks tagged scripts until consent, Google Consent Mode v2, no dark patterns.Refund and Return PolicyA refund policy customers can follow and payment processors accept - windows, exclusions and statutory rights in plain words.Website DisclaimerA disclaimer that names the actual risk your site carries, plus affiliate and sponsorship disclosures.Accessibility StatementA WCAG accessibility statement that states what you actually meet, names known issues, and gives people a route to report problems.Non-Disclosure AgreementA mutual or one-way NDA with a real purpose clause, standard carve-outs and a defined term.Freelance ContractAn independent contractor agreement that pins down scope, revisions, IP ownership and what happens when payment is late.Data Processing AgreementA GDPR Article 28 processor agreement with the eight mandatory clauses and a filled-in processing schedule.W-9 FormFills a substitute Form W-9 in your browser - your TIN is never uploaded, stored or sent anywhere.Shipping PolicyA shipping policy Shopify and Amazon sellers can publish - origin, times, tracking, duties and who pays.DSAR Form GeneratorA data-delete and access request page you can host - GDPR and CCPA wording, no upload, no signup.

Jump to the next useful tool without leaving your flow.

See more

Über dieses Tool

Beantworte eine Handvoll Fragen, und das Dokument schreibt sich von selbst. Es ist für US-Unternehmen gedacht, die einem Auftragnehmer 2.000 US-Dollar oder mehr gezahlt haben (Grenze für Zahlungen ab 2026, zuvor 600 US-Dollar) und nun eine Frist im Januar einhalten müssen – die zwanzig Minuten lohnen sich im Januar, auch wenn das W-9, das alles erst möglich macht, schon Monate vorher hätte eingeholt werden sollen. Copy A kannst du nicht als Ausdruck einreichen: Sie muss auf dem offiziellen scannbaren Formular in roter Druckfarbe oder elektronisch eingereicht werden, und die US-Steuerbehörde IRS bestraft nicht scannbare Einreichungen – ein Hinweis, der auf der ersten Seite ihres eigenen PDFs steht. Empfängerkopien auf normalem Papier sind ausdrücklich erlaubt, und genau das erzeugt dieses Tool. Nichts Unpassendes wird eingefügt: Was nicht auf dich zutrifft, wird weggelassen, nicht aufgefüllt. Hinweis: Das Formular ist ein US-Steuerformular – die Bedienung ist auf Deutsch, das fertige Dokument auf Englisch. Nichts wird hochgeladen: Alles wird lokal zusammengesetzt, vertrauliche Angaben bleiben auf deinem Rechner, und es gibt kein Konto, das du anlegen oder später löschen müsstest.

So verwendest du dieses Tool

  1. Deine Unternehmensdaten eintragenErgänze Firmenname, Anschrift und Telefonnummer als Zahlender.
  2. Auftragnehmer und Summe ergänzenNimm Namen und TIN aus dem W-9 des Auftragnehmers und die im Jahr gezahlte Gesamtsumme.
  3. Die Empfängerkopie sendenLade die Empfängerbescheinigung für den Auftragnehmer herunter und reiche Copy A per IRS-E-File oder auf dem offiziellen Formular ein.

Wer ein 1099-NEC einreicht und wann

Das Formular 1099-NEC meldet Vergütungen an Nicht-Angestellte – Zahlungen eines US-Unternehmens an selbstständige Auftragnehmer für Dienstleistungen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit, sobald die Jahressumme die Meldegrenze der IRS erreicht. Die Empfängerkopie geht an den Auftragnehmer, die IRS-Kopie wird bei der IRS eingereicht, beide in der Regel bis zum 31. Januar des Folgejahres.

Zahlungen per Karte oder über Bezahl-Apps, die eigene 1099-K ausstellen, werden in der Regel nicht auf einem 1099-NEC gemeldet, und Zahlungen an Kapitalgesellschaften sind meist ausgenommen. Wer vor der ersten Zahlung von jedem Auftragnehmer ein W-9 einholt, hat zum Jahresende am einfachsten die richtigen Namen und TINs parat.

Warum es nutzen

  • Ordnet die Felder der Empfängerkopie so an, dass sich die Beträge vor der Einreichung prüfen lassen.
  • Erinnert an die Frist zum 31. Januar für beide Kopien.
  • Erklärt, welche Zahlungen auf ein 1099-NEC gehören und welche nicht.
  • Verweist auf die E-Filing-Optionen der IRS für die offizielle Einreichung.

Häufige Anwendungen

  • Ein kleines US-Unternehmen, das im Jahr Freelancer bezahlt hat.
  • Die Summen der Auftragnehmer vor Jahresende mit der Buchhaltung abgleichen.
  • Ein Auftragnehmer, der prüft, was sein Kunde an die IRS meldet.
  • Zahlen für einen Steuerberater oder einen Einreichungsdienst vorbereiten.

Tipps für bessere Ergebnisse

  • Hol dir von jedem Auftragnehmer zu Beginn ein W-9, nicht erst im Januar.
  • Gleiche die Summen der Auftragnehmer vor der Frist mit deiner Buchhaltung ab.
  • Nimm Zahlungen per Karte oder über Plattformen wie PayPal oder Upwork aus – die werden auf Formular 1099-K gemeldet.

Fehler, die du vermeiden solltest

  • Copy A auf normalem Papier drucken und an den IRS schicken.
  • Aus dem Gedächtnis arbeiten statt mit dem hinterlegten W-9, sodass Name und TIN nicht passen.
  • Karten- und Plattformzahlungen doppelt melden, auf 1099-NEC und 1099-K.

Häufig gestellte Fragen

Seit dem Steuerjahr 2020 gehören Vergütungen an Nicht-Angestellte für Dienstleistungen auf das 1099-NEC. Das 1099-MISC dient für andere Zahlungen wie Miete, Preisgelder und bestimmte Lizenzgebühren.

Die IRS-Kopie muss auf dem offiziellen scannbaren Formular stehen oder elektronisch eingereicht werden; ein einfacher Ausdruck der Empfängerkopie wird nicht akzeptiert. Unternehmen, die insgesamt 10 oder mehr Informationsmeldungen einreichen, müssen in der Regel elektronisch einreichen.

Reiche ein korrigiertes Formular mit der Markierung CORRECTED und den richtigen Beträgen ein und schick dem Auftragnehmer eine korrigierte Kopie. Wer Fehler schnell behebt, verringert das Risiko von Strafen.

Nein. Das Tool setzt einen Entwurf aus Standardbausteinen zusammen, und jede Seite sagt das über der Vorschau. Strafen werden pro Formular berechnet und steigen mit der Verspätung, und eine fehlende oder falsche TIN wird genauso bestraft wie eine verspätete Einreichung.

Grob gesagt US-Unternehmen, die einem Auftragnehmer 2.000 US-Dollar oder mehr gezahlt haben (Grenze für Zahlungen ab 2026, zuvor 600 US-Dollar) und nun eine Frist im Januar haben. Der beste Zeitpunkt ist der Januar, auch wenn das W-9, das alles erst möglich macht, schon Monate vorher hätte eingeholt werden sollen.

Zahlungen per Kreditkarte oder über Plattformen wie PayPal oder Upwork zu melden. Diese meldet der Zahlungsdienstleister auf dem Formular 1099-K, und eine doppelte Meldung lässt es aussehen, als hätte der Auftragnehmer das Geld zweimal verdient.

Die meisten brauchen außerdem das Formular W-9 und einen Freelancer-Vertrag. Sie decken ab, was dieses Formular nicht abdeckt.

Related guides