Pflichtangaben auf einer Rechnung: Die Checkliste nach § 14 UStG

Welche Angaben auf eine Rechnung gehören, regelt in Deutschland § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes. Fehlt eine davon oder ist sie falsch, darf der Empfänger die Vorsteuer aus der Rechnung nicht abziehen. In der Praxis heißt das: Dein Kunde schickt die Rechnung zurück, und deine Zahlung verzögert sich. Hier sind alle Angaben auf einen Blick, gefolgt von den häufigsten Sonderfällen.

Die Pflichtangaben für eine reguläre Rechnung

• Name und Anschrift von dir als leistendem Unternehmen, vollständig.
• Name und Anschrift des Kunden als Leistungsempfänger.
• Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. - eine von beiden genügt.
• Das Ausstellungsdatum.
• Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Sie darf nur einmal vergeben werden; mehrere Nummernkreise, etwa pro Jahr, sind erlaubt.
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung, so genau, dass man sie eindeutig zuordnen kann.
• Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung - auch dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
• Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto oder Rabatt.
• Steuersatz und Steuerbetrag - oder bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Erbringst du Leistungen an einem Grundstück für Privatpersonen, etwa als Handwerksbetrieb, kommt ein zehnter Punkt dazu: der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto erlaubt § 33 UStDV eine vereinfachte Form. Nötig sind dann nur:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• das Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
• das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
• der Steuersatz

Kundenname, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen hier fehlen - was Quittungen im Laden und an der Tankstelle erklärt.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

• Keine Umsatzsteuer ausweisen - weder Steuersatz noch Steuerbetrag.
• Stattdessen ein Hinweis auf die Befreiung, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Die Grenzen seit 2025: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr.

Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland

• Deine USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden.
• Der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse Charge).
• Kein Ausweis deutscher Umsatzsteuer - der Kunde versteuert die Leistung in seinem Land.

Prüfen, bevor du die Rechnung verschickst

• Stimmen Name und Anschrift des Kunden mit dem Vertrag überein?
• Ist die Rechnungsnummer neu und nicht schon einmal verwendet?
• Steht der Leistungszeitraum drauf?
• Sind 19 % und 7 % sauber getrennt?
• Ist das Zahlungsziel eindeutig?

Im Rechnungsgenerator findest du Felder für Absender, Kunde, Steuernummern beider Seiten, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Steuersatz und Rabatt. Den Leistungszeitraum trägst du in die Positionsbeschreibung oder in die Notizen ein. Das Ergebnis ist eine PDF-Rechnung - für Unternehmen, die bereits E-Rechnungen ausstellen müssen, ersetzt sie keine XRechnung.