Rechnung schreiben: Schritt für Schritt zur korrekten Rechnung

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für deinen Kunden ist sie der Beleg, mit dem er die Vorsteuer abzieht, und für dich die Grundlage deiner Buchhaltung. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer nicht geltend machen - und meldet sich mit der Bitte um eine korrigierte Rechnung, meist genau dann, wenn du eigentlich auf dein Geld wartest. Dieser Leitfaden geht den Aufbau einmal von oben nach unten durch.

Der Aufbau, Schritt für Schritt

1. Deine Angaben als Absender. Vollständiger Name bzw. Firmenname und Anschrift. Bei einer GmbH gehören Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer dazu, weil sie auf allen Geschäftsbriefen stehen müssen.
2. Die Angaben des Kunden. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Ein Postfach genügt, eine reine E-Mail-Adresse nicht.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. Eine von beiden muss auf jeder Rechnung stehen. Viele nehmen die USt-IdNr., damit die persönliche Steuernummer nicht auf jedem Beleg auftaucht.
4. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Nummer muss einmalig sein und darf nur einmal vergeben werden. Eine lückenlose Folge schreibt das Gesetz nicht vor, Lücken solltest du aber erklären können. Bewährt hat sich ein Schema wie 2026-0147.
5. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Wann hast du geliefert oder gearbeitet? Ein Kalendermonat reicht (zum Beispiel „Leistungszeitraum: September 2026“). Stimmt es mit dem Rechnungsdatum überein, ist der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ üblich.
6. Was genau berechnet wird. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung. „Beratung“ allein ist zu dünn; „Beratung Website-Relaunch, 6 Stunden“ ist prüfbar.
7. Beträge. Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (19 % und 7 % getrennt), der Steuerbetrag und der Bruttobetrag. Im Voraus vereinbarte Rabatte oder Skonti gehören ebenfalls auf die Rechnung.
8. Zahlungsinformationen. Zahlungsziel, IBAN und ein Verwendungszweck mit der Rechnungsnummer - das spart dir das Zuordnen von Zahlungen.

Sonderfälle, die oft übersehen werden

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen vereinfacht sein: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und der Steuersatz reichen.
• Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern laufen oft im Reverse-Charge-Verfahren. Dann stehen beide USt-IdNr. auf der Rechnung und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ - aber keine deutsche Umsatzsteuer.
• Korrekturen erledigst du nicht durch Überschreiben, sondern mit einer Rechnungskorrektur oder einer Gutschrift, die sich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer bezieht.

PDF oder E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Beim Versand gilt eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen zwischen Unternehmen weiter möglich. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht.

Eine PDF-Datei ist dabei keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Unser Rechnungsgenerator erstellt eine saubere PDF-Rechnung - gut für Privatkunden, Kunden im Ausland und Unternehmen während der Übergangszeit. Wer bereits zur E-Rechnung verpflichtet ist, braucht zusätzlich eine Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

Eine Rechnung im Generator erstellen

Im Rechnungsgenerator trägst du deine Daten und die des Kunden ein, inklusive Steuernummer bzw. USt-IdNr. für beide Seiten, wählst Euro als Währung und legst Steuersatz, Rechnungsdatum und Fälligkeit fest. Ein eigenes Feld für das Leistungsdatum gibt es nicht - schreib es in die Positionsbeschreibung oder in die Notizen, zum Beispiel „Leistungszeitraum: 01.-30.09.2026“. Die Rechnung entsteht in deinem Browser; Kundendaten werden dabei nicht hochgeladen.

Aufbewahren nicht vergessen

Ausgangsrechnungen musst du aufbewahren. Für Buchungsbelege wie Rechnungen gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. Speichere jede verschickte Rechnung deshalb als Datei ab und nicht nur im Browser, in dem du sie erstellt hast.