Sales Order Generator
Confirm what a customer ordered - SKUs, ship-to, ship date and deposit - then turn it into an invoice or packing slip.
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Seller
Northwind Supply Co.
48 Foundry Lane Portland, OR 97209
orders@northwind.example +1 503 555 0142 EIN 93-1234567
#SO-001
Confirmed| SKU | Beschreibung | Qty | Satz | Disc. | Steuer | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SH-180-OAK | Oak shelving unit, 180 cm | 12 | $189.00 | 8.5% | $2,268.00 | |
| TB-RND-90 | Display table, round | 4 | $245.00 | 10% | 8.5% | $882.00 |
| HW-KIT-02 | Assembly hardware kit | 16 | $12.50 | 8.5% | $200.00 |
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Generator für Auftragsbestätigungen
Eine Auftragsbestätigung (Sales Order) ist die Bestätigung des Verkäufers, was genau ein Kunde bestellt hat – Artikel, Mengen, Preise, wohin und wann geliefert wird –, ausgestellt, nachdem der Kunde zugesagt hat, und bevor etwas berechnet wird. Nach ihr kommissioniert das Lager, und beide Seiten prüfen sie, wenn sich ein Auftrag ändert. Dieser Generator erstellt sie auf einer echten Seite in deinem Browser: Positionen mit Artikelnummer, Steuer und Rabatt pro Zeile, getrennte Rechnungs- und Lieferadresse, die Bestellnummer des Kunden, gewünschtes Versanddatum, Versandart, Zahlungsbedingungen, eine Anzahlung in Prozent und einen Auftragsstatus von Entwurf bis Geliefert. Ist der Auftrag bereit zur Abrechnung oder zum Versand, überträgt ein Klick alles in eine Rechnung oder einen Lieferschein – nichts wird abgetippt.
So verwendest du dieses Tool
- Dein Unternehmen und den Kunden eintragenEintippen oder den Kunden aus dem Kundenverzeichnis wählen, das du schon mit dem Rechnungsgenerator nutzt.
- Eine abweichende Lieferadresse ergänzenSchalte „Lieferadresse“ für ein Lager, einen Laden oder eine Baustelle ein – oder übernimm die Rechnungsadresse mit einem Klick.
- Die Artikel auflistenJede Zeile hat Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Preis, Rabatt % und Steuer %. Zeilen lassen sich umsortieren, duplizieren und unter Abschnittsüberschriften gruppieren.
- Die Auftragsdaten festlegenBestellnummer des Kunden, Angebotsreferenz, Versandart, Zahlungsbedingungen, gewünschtes Versanddatum und Status.
- Versand und Anzahlung ergänzenVersand wird nach der Steuer addiert; eine Anzahlung in Prozent zeigt die fällige Anzahlung und den Rest bei Lieferung.
- Senden, dann umwandelnLade ein PDF herunter, druck es oder sende es per E-Mail oder WhatsApp. Geht die Ware raus, nutze „In Lieferschein umwandeln“ oder „In Rechnung umwandeln“.
Auftragsbestätigung, Angebot, Rechnung – was wann kommt
Ein Angebot oder Kostenvoranschlag ist ein Vorschlag. Nimmt der Kunde ihn an, bestätigt die Auftragsbestätigung das Geschäft auf deiner Seite. Die Ware wird nach dem Auftrag mit einem Lieferschein kommissioniert und versandt, und die Rechnung fordert die Zahlung. Ein Dokument pro Schritt heißt, dass alle sehen können, was angeboten, was vereinbart, was geschickt wurde und was offen ist.
- Angebot / Kostenvoranschlag → Auftragsbestätigung: die vereinbarten Artikel und der Preis.
- Auftragsbestätigung → Lieferschein: was in jedem Karton ist, einschließlich Rückständen.
- Auftragsbestätigung → Rechnung: die Zahlungsaufforderung, abzüglich einer eventuellen Anzahlung.
Warum es nutzen
- Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen im PDF.
- Läuft in deinem Browser – Kundennamen, Preise und Adressen werden nie hochgeladen.
- Die Vorschau ist die echte A4- oder Letter-Seite, PDF, PNG und Ausdruck stimmen also exakt überein.
- 12 Vorlagen mit jeweils mehreren Farbschemata, gebaut auf derselben Technik wie der Rechnungsgenerator.
- Nutzt in diesem Browser dasselbe Kundenverzeichnis wie der Rechnungs- und der Angebotsgenerator.
- Entwürfe speichern sich selbst; Verlauf, Duplizieren und automatische Nummerierung sind eingebaut.
- Wandelt in Rechnung, Lieferschein, Arbeitsauftrag oder Proforma-Rechnung um, mit übernommenen Positionen und Referenzen.
Häufige Anwendungen
- Großhändler und Distributoren, die B2B-Aufträge zur Kundenbestellung bestätigen.
- Möbel-, Druck- und Sonderanfertiger, die vor der Produktion die Spezifikationen bestätigen.
- Onlineshops mit großen oder telefonischen Bestellungen, die eine schriftliche Bestätigung brauchen.
- Hersteller, die vor dem Materialeinkauf eine Anzahlung erfassen.
- Alle, die wollen, dass Auftrag, Lieferschein und Rechnung dieselben Nummern tragen.
Tipps für bessere Ergebnisse
- Setz immer die Bestellnummer des Kunden auf den Auftrag. Seine Buchhaltung ordnet deine Rechnung danach zu, und eine fehlende Bestellnummer ist der häufigste Grund, warum Rechnungen liegen bleiben.
- Nutze Artikelnummern, auch wenn du nur wenige Produkte hast – sie machen Lieferschein und Rücksendungen viel leichter prüfbar.
- Setz den Status, während der Auftrag läuft (Bestätigt, In Produktion, Versandt). Der Status wird auf die Seite gedruckt, also erklärt sich ein erneut gesendetes PDF selbst.
- Nimm bei Sonder- oder Auftragsfertigung eine Anzahlung und zeig sie auf dem Auftrag; die Rechnung spiegelt später, was noch offen ist.
Fehler, die du vermeiden solltest
- Eine Auftragsbestätigung wie eine Rechnung behandeln. Sie bestätigt den Auftrag; sie ist keine Zahlungsaufforderung und kein Steuerdokument.
- Standardmäßig an die Rechnungsadresse liefern, obwohl der Kunde einen anderen Lieferort genannt hat.
- Mengen telefonisch ändern, ohne den Auftrag neu auszustellen, sodass Lieferschein und Rechnung nicht mehr dazu passen.
Häufig gestellte Fragen
Ein Dokument, mit dem der Verkäufer die Bestellung eines Kunden bestätigt: Artikel und Mengen, vereinbarte Preise, Lieferadresse und -termin sowie Zahlungsbedingungen. Sie entsteht, nachdem der Kunde ein Angebot angenommen hat, und vor der Rechnung.
Beide beschreiben dasselbe Geschäft von entgegengesetzten Seiten. Der Käufer schickt dem Verkäufer eine Bestellung; der Verkäufer bestätigt sie mit einer Auftragsbestätigung. Deshalb hat die Auftragsbestätigung ein Feld für die Bestellnummer des Kunden.
Ja. „In Rechnung umwandeln“ öffnet den Rechnungsgenerator mit Parteien, Positionen, Rabatten, Versand und einem Verweis auf den Auftrag bereits ausgefüllt. Zeilenrabatte werden in den Preis eingerechnet, und die Steuer wird als ein Satz übernommen, wenn alle Zeilen denselben haben.
Ja. „In Lieferschein umwandeln“ übernimmt die Zeilen als „bestellte“ Mengen, nutzt die Lieferadresse als Zustelladresse und füllt Auftragsnummer, Kundenbestellnummer und Spediteur aus.
Jede Zeile ist Menge × Preis abzüglich ihres Rabatts. Danach kommt ein Auftragsrabatt, dann die Steuer jeder Zeile auf den Rest, dann der Versand. Eine Anzahlung in Prozent wird von der Gesamtsumme berechnet.
Ja – SO-001, SO-002 und so weiter, jeweils eins über der höchsten Nummer, die du in diesem Browser genutzt hast. Du kannst jederzeit eine eigene Nummer eintippen.
Nur in deinem Browser. Der aktuelle Entwurf speichert sich selbst, und jeder Auftrag, den du herunterlädst, druckst oder sendest, bleibt im Verlauf, damit du ihn wieder öffnen oder duplizieren kannst.
Ja. Kein Konto, kein Limit und kein Wasserzeichen im PDF.