Rechnungsvorlage für Catering
An invoice template for caterers, with the line items and payment terms this trade uses already filled in. Edit it here and download a PDF.
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Page margins (in Punkt; 48 sind etwa 12,7 mm)
Über diese Rechnungsvorlage für Catering
Catering-Rechnungen entstehen nach der Feier, wenn die endgültige Gästezahl, die Zusatzstunden und die zerbrochenen Gläser feststehen. Diese Rechnungsvorlage für Catering ist darauf ausgelegt, das Event mit der ursprünglichen Buchung abzugleichen: bestätigte Gäste zum Preis pro Person, Extras vom Abend, die bereits gezahlte Anzahlung und der Restbetrag – für Caterer, Privatköche und Restaurants mit geschlossenen Gesellschaften. Sie startet mit Positionen, die Caterer wirklich abrechnen – „Dreigängiges Menü serviert (pro Gast)“ für 62 $ und „Barservice & Mixer“ –, du bearbeitest also eine echte Rechnung statt ein leeres Raster.
So verwendest du dieses Tool
- Catering-Layout wählenWähle ein Design aus „Restaurant & Catering“, das zu Menü und Marke passt.
- Die Veranstaltung abrechnenTrag die bestätigte Gästezahl zum Preis pro Person ein, Extras vom Abend, Bruch und den Servicezuschlag.
- Anzahlung abziehenZieh die bereits geleistete Anzahlung ab und schick die Rechnung über den Restbetrag.
Die Schlussrechnung mit der Buchung abgleichen
Geh von der bestätigten Buchung aus: garantierte Gästezahl und Menüpreis. Dann füg hinzu, was sich geändert hat – zusätzliche Gäste, längere Barzeiten, Überstunden des Personals, wenn das Event länger dauerte. Zieh die erhaltene Anzahlung mit Verweis auf ihre Rechnung oder Quittung ab. Ein Kunde, der den Grund für jede Abweichung vom Angebot sieht, zahlt ohne Diskussion.
Trinkgeld, Servicepauschale und Bruch
- Servicepauschale oder Trinkgeld zum vereinbarten Satz in eigener Position.
- Bruch von Equipment oder Gläsern zum Wiederbeschaffungspreis, sofern deine Bedingungen es erlauben.
- Durchgereichte Gebühren für Location, Korkgeld oder Tortenanschnitt.
- Steuer getrennt von der Servicepauschale ausgewiesen.
Warum es nutzen
- Gleicht die Schlussrechnung mit dem ursprünglichen Catering-Angebot ab.
- Trinkgeld, Servicezuschlag und Bruch in eigenen Zeilen.
- Passt für Caterer, Mietköche und Restaurants mit privaten Feiern.
Häufige Anwendungen
- Caterer, die nach einer Hochzeit den Restbetrag abrechnen.
- Restaurants, die einer Firma ein privates Abendessen berechnen.
- Privatköche, die eine Dinnerparty abrechnen.
- Firmencaterer, die monatliche Büromittagessen abrechnen.
Tipps für bessere Ergebnisse
- Verweise auf die ursprüngliche Buchung oder das Angebot.
- Zieh die Anzahlung mit Referenz ab.
- Stell die Rechnung innerhalb von ein bis zwei Tagen nach dem Event.
Fehler, die du vermeiden solltest
- Weniger Gäste als garantiert berechnen, ohne die Mindestzahl zu vermerken.
- Überstunden vergessen, wenn das Event länger dauert.
- Die Anzahlung nicht abziehen.
Häufig gestellte Fragen
Geh von bestätigter Gästezahl und Menü aus, füg Extras hinzu, zieh die Anzahlung ab und zeig den Restbetrag.
Wenn es vereinbart war, weise es als eigene Position zum vereinbarten Satz aus.
Wenn deine Bedingungen es erlauben – führ die Teile zum Wiederbeschaffungspreis auf.
Monatlich, mit Lieferdatum, Bestellung und Betrag jeder Lieferung.
Catering wird pro Person angeboten und über die endgültige Gästezahl bestätigt – die Rechnung weicht also fast immer vom Angebot ab, und die Gästezahl erklärt den Unterschied.
Catering-Rechnungen kommen nach dem Event, wenn das Wohlwollen am größten ist. Innerhalb von 48 Stunden zu schicken bringt mehr als jedes Zahlungsziel, das du schreiben könntest.